Mục đích tổ chức sự kiện là gì?

tháng 4 07, 2022

Mục đích tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện bao gồm nhiều các lĩnh vực trong đời sống. thành ra, các loại hình tổ chức sự kiện cũng hết sức thông dụng. Phân loại theo mục đich, các sự kiện không nằm ngoài 4 loại sau:

Event kỉ niệm (Anniversary event): những event lễ hội hoặc những sự kiện thế giới nhằm mục tiêu kỉ niệm. gồm có các lễ hội truyền thống, kỷ niệm ngày thành lập, sinh nhật, đám cưới…
Sự kiện giáo dục (Educational event): những event được tổ chức nhằm mục đích training, truyền đạt thông tin đưa tính dạy bảo. bao gồm : hội nghị, hội thảo, lễ tốt nghiệp, lễ phát bằng…
Event Tiếp thị (Marketing event): những event được đơn vị nhằm thu hút sự để ý và thuyết phục khách hàng mua hàng hóa hoặc dùng dịch vụ. bao gồm : hội chợ, giới thiệu hàng hóa, lễ khánh thành, khai trương…
sự kiện khen thưởng, tri ân (Gratitude event: những sự kiện nhằm mục đích tôn vinh, thể hiện lòng kính trọng đối với những đóng góp của một cá nhân, tập thể. ví dụ : lễ tưởng niệm, lễ trao giải…

Quy trình đơn vị event

Mỗi event, event thường đưa nhiều đặc điểm và thuộc tính không giống nhau. cho nên, quy trình tổ chức event so với mỗi event cũng không giống nhau hoàn toàn. Mỗi một sự kiện cần lập plan và kịch bản chương trình (proposal) rõ ràng:

Công đoạn trước khi diễn ra event

Tìm hiểu về nguyện vọng của đơn vị đơn vị event về loại ảnh sự kiện mà họ muốn tổ chức.
Tìm hiểu các yếu tố đủ sức tác động đến event giống như : mục tiêu, chi phí, nhân viên, các yếu tố ngoại cảnh.
Lên ý tưởng và lập kế hoạch cụ thể cho sự kiện, lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện, quy trình diễn ra sự kiện.
Đề ra các phương án đề phòng cho event.
Thiết kế các ấn phẩm, send thiệp mời.
Quảng bá mạng cho event.
Vận tải, lắp đặt và trang trí cho event.

Giai đoạn thực hiện sự kiện

Đơn vị tiếp đón và khai mạc event.
Tổ chức thống trị và điều hành các diễn biến chính của sự kiện.
Tổ chức giúp sức ăn uống trong sự kiện.
Tổ chức giúp cho lưu trú và vận chuyển trong event.
Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong event.
Xác định tập phân khúc công chúng mục tiêu mà event hướng tới.
Đội ngũ hậu cần thực hiện các công việc sẵn sàng phía sau cánh gà, tổ chức lắp đặt thiết bị âm thanh ánh sáng sự kiện.

Chấm dứt sự kiện

Chấm dứt sự kiện và giải quyết các công việc sau event bao gồm:

Thúc đẩy và quảng bá sự kiện.
Lên kết với các nhà sản xuất dịch vụ bổ trợ cho event.
Quản trị tài chính trong đơn vị sự kiện.
Chăm sóc khách hàng.

Nhân sự tổ chức sự kiện

Trong mỗi event, nhân viên tổ chức sự kiện luôn xuất hiện và làm vai trò vô cùng quan trọng. Họ được coi giống như một nghệ sĩ dùng sự sáng tạo, tỉ mỉ và cẩn thận của chính mình để tạo nên sự kiện hoàn hảo. Họ bố trí và chạy chương trình theo kế hoạch để tránh gây ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện.

Yêu cầu so với một nhân sự tổ chức sự kiện thì sự sáng tạo là ưu tiên hàng đầu. tuy nhiên, văn hóa chuyên môn, tính tổ chức, sử dụng việc nhóm… Nhằm đảm bảo tính đồng bộ cho sự kiện. không những thế, nhân sự tổ chức luôn phải chịu nhiều sức ép nên cần một tâm lý vững vàng và thái độ chuẩn mực trong công việc.

Các thành phần để trở thành một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Mỗi ngành nghề lại có một yêu cầu không giống biệt để có thể trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện. đối với một Eventor, ngành này lại càng đòi hỏi người theo đuổi cần có sự hiểu biết về những skill tổ chức sự kiện đặc thù và mỗi ngày đều phải rèn luyện và nâng cao mức độ chuyên môn để thêm vào với những cải thiện của thời đại.

Văn hóa về ngành nghề nghề:

Để trở thành một người đơn vị event chuyên nghiệp đòi hỏi bạn cần có kiến thức rất rộng về các ngành trong các ngành không giống nhau. Hôm nay bạn sẽ nhận được yêu cầu đơn vị một sự kiện hoành tráng cho thương hiệu này, ngày mai lại có yêu cầu tổ chức sự kiện nhỏ hơn cho nhãn hàng kia… Cho dù quy mô như thế nào cũng đòi hỏi hiểu biết nhất định và văn hóa chuyên môn để đủ sức đơn giản nắm bắt được yêu cầu và xử lí thông tin của khách hàng một phương pháp tốt nhất để tránh lạc đề hoặc mang đến những hoạt động không cần thiết và rườm rà.

Kỹ năng bao quát, tỉ mỉ chi tiết:

Khả năng bao quát là một thành phần quan trọng bậc nhất của một người tổ chức event. Người sử dụng sự kiện cần đặt mình vào góc độ của những người tham dự sự kiện, dưới mọi hướng nhìn để nắm bắt được những gì đã diễn ra và xử lí tình huống một hướng dẫn kịp thời và kết quả. Bên cạnh cấp độ tổng quát những cái Quan sát tỉ mỉ và cụ thể cũng rất cần thiết bởi chỉ cần một sự sơ suất nhỏ trong sự kiện cũng sẽ kéo đến những hậu quả khôn lường. Bởi một sự kiện ảnh hưởng tới rất nhiều người dưới nhiều hình thức khác nhau. Người sử dụng event cần phải lường trước được những rủi ro và có những phương án đảm bảo an toàn cho sự kiện đó.

Mức độ sáng tạo và nhanh nhạy

Đối với một người làm event, “đạo đức ngành nghiệp” khiến bạn cần phải thường xuyên mang ra những ý tưởng mới cho khách hàng. Điều này vừa easy vừa khó bởi phải nắm chắc Insight của KH mới có thể đem lại được những gì họ mong muốn: ý nghĩa, thông điệp mà sự kiện đem lại. Vừa phải kết hợp được nguyên nhân sẵn có của doanh nghiệp, vừa cần sharing những yếu tố mới lạ nhưng có sự link chặt chẽ, một người tổ chức event giỏi sẽ giải được bài toán để mang ra đáp án thêm vào và làm KH ưng ý.

Trải nghiệm thực tế

Văn hóa là yếu tố cần nhưng chưa bao giờ là nguyên nhân đủ. Có hàng trăm loại sự kiện khác nhau và mỗi sự kiện lại có một đặc thù riêng, chính do vậy việc thu nạp những kiến thức thực tiễn từ event là điều vô cùng cần thiết. sự kiện lớn hay nhỏ đều k cần thiết, cần thiết tại mỗi sự kiện bạn cần hoàn thành skill, mức độ tư duy, ứng biến và xử lí tình huống một phương pháp gấp rút. thử nghiệm càng nhiều vốn hiểu biết của bạn càng tăng trưởng và nhờ đó khi đến với những event lần sau đều có các phương hướng giải quyết mà bạn đang vạch sẵn ra trong đầu

Các MXH ADT EVENT tham gia:

Tìm kiếm Blog này

Backlinks Sinhvien